Cambios recientes en el Proceso de Verificación de Identidad de Empleados | Nuevo Formulario I-9
Desde 1986, todo empresario en los Estados Unidos tiene la obligación de verificar la identidad y la autorización de empleo de sus trabajadores. Para ello, el gobierno federal ha establecido distintos sistemas de verificación de elegibilidad para empleados recién contratados, el primero de ellos a través del llamado Formulario I-9 y el segundo mediante el sistema E-Verify. Aunque tanto el Formulario I-9 como el sistema E-Verify cumplen el mismo objetivo de confirmación de autorización de trabajo de una persona, ambos procesos difieren en sus métodos y requisitos.
Durante la pandemia del Covid-19 se implementaron algunos cambios temporales que permitieron cierta flexibilidad al verificar la identificación de los empleados. En el año 2020, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés) introdujo ciertos cambios temporales en el llenado del Formulario I-9 que permitieron a los empleadores confirmar las identidades de sus empleados de manera remota.
El plazo de autorización para la implementación de dichos cambios temporales en el proceso de verificación fue extendido varias veces por ICE. La más reciente, finalizo el 31 de julio de 2023, declarando que no tiene la intención de extender aún más estos plazos. Como consecuencia de lo anterior, ahora todos aquellos empleadores que utilizaron el método de verificación remota para su personal entre marzo de 2020 y julio de 2023 debían llevar a cabo una inspección física a dichos empleados antes del 30 de agosto de 2023. Si bien este plazo ya venció, aún existen otras alternativas distintas a la inspección física que pueden implementar ciertos empleadores calificados.
El Nuevo Formulario I-9
El 1 de agosto de 2023, USCIS publicó una nueva versión del Formulario I-9. Se espera que antes del 1 de noviembre de 2023, todos los empleadores deban haber efectuado la transición al uso del nuevo Formulario.
El Formulario I-9 es el documento a través del cual los empleadores dejan constancia de que sus empleados se encuentran autorizados legalmente para trabajar en los Estados Unidos. El proceso empleado por el Formulario I-9 implica el llenado de este formulario para cada persona contratada en un plazo máximo de 3 días a partir de la fecha de inicio de este en el empleo. El formulario requiere que los empleados presenten documentos originales, no vencidos que establezcan su identidad y autorización de empleo. Los empleadores por su parte deben verificar la autenticidad de estos documentos y registrar la información necesaria en el Formulario I-9.
Con tan solo una página, la nueva versión del Formulario I-9 es más fácil de entender y llenar por empleadores y empleados. Sus instrucciones ahora son más claras pues incluyen orientación acerca de cuáles son los Documentos Aceptables y la extensión o prórroga automática de algunos documentos.
Métodos Alternativos a las Inspecciones Físicas
El 21 de julio de 2023, el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) estableció algunas pautas oficiales para la verificación de elegibilidad de empleo. Entre ellas, métodos alternativos para empleadores calificados para inspeccionar documentos de identidad y autorización de empleo en lugar de requerir inspecciones en persona.
Estos ajustes se han implementado con el propósito de adecuar el proceso de verificación I-9 a las circunstancias actuales y proporcionar cierta flexibilidad a empresas que operan bajo la modalidad de trabajo remoto. Existe sin embargo una condición para su utilización. Actualmente, solo los empleadores inscritos en E-Verify con un estatus en regla pueden llevar a cabo la verificación de elegibilidad I-9 electrónicamente.
A través del nuevo sistema E-Verify, el empleador puede fácilmente confirmar la identidad del trabajador a través de una videollamada en lugar de trasladar a la persona hasta su oficina. Este sistema electrónico compara la información del Formulario I-9 con los registros del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y la Administración del Seguro Social (SSA).
Sin bien es cierto el sistema E-Verify mejora el proceso de verificación al proporcionar resultados en tiempo real, el mismo no es un sustituto del proceso de verificación a través del Formulario I-9.
Nueva Ley en Florida También Exige el Uso de E-Verify
El 10 de mayo del corriente año, el gobernador de Florida Ron DeSantis firmó el Proyecto de Ley del Senado 1718. El objetivo de este proyecto de ley es combatir la inmigración ilegal en el Estado. Para los empleadores que operan en Florida esto significa que las empresas con al menos 25 empleados DEBEN emplear el Sistema E-Verify e implementar el uso del nuevo Formulario I-9. Esto se aplica a cualquier empleado contratado a partir del 1 de julio de 2023.
Para aquellos empleadores con menos de 25 trabajadores, pese a no ser obligatoria la verificación a través del sistema E-Verify, su utilización en el proceso de contratación es altamente recomendable. Si ya está registrado en E-Verify, puede continuar utilizando el sistema para garantizar una oportuna verificación, y si todavía no lo ha hecho, regístrese y comience a usar el sistema de inmediato. Recuerde que incluso si el sistema no está disponible temporalmente, usted no está exento de cumplir con la verificación dentro del plazo de tres días que tienen los empleadores para cada nuevo empleado.
Para quienes es obligatorio, las sanciones de Ley por no utilizar el sistema E-Verify comenzarán a aplicarse a partir del próximo 1 de julio de 2024. Si el Departamento de Oportunidades Económicas de Florida determina que la empresa ha dejado de utilizar el sistema E-Verify en tres ocasiones en un período de 2 años, podría enfrentar una multa de US$ 1,000 por cada día hasta que ponga remedio al incumplimiento. Las penalidades también podrían acarrear la suspensión del permiso o licencia comercial para operar como empresa.
Manténgase Informado de las Leyes y Regulaciones Mas Recientes
Sin duda alguna, resulta de vital importancia que los empleadores se mantengan informados de las leyes y regulaciones laborales más recientes. A pesar de los desafíos que esto pueda presentar, mantenerse al tanto de los cambios en las normativas laborales es esencial para asegurar un entorno de trabajo legal, justo y seguro. Ello no solo protege los derechos de los empleados, sino que también resguarda la integridad de la empresa. Un gran departamento de recursos humanos puede enfrentar dificultades, pero la inversión en tiempo y recursos para mantenerse actualizado en materia legal es fundamental. Al hacerlo, los empleadores pueden evitar multas, litigios y escándalos reputacionales, al tiempo que construyen relaciones más sólidas con sus empleados y demuestran su compromiso con el cumplimiento de las leyes laborales. En última instancia, mantenerse informado de las leyes y regulaciones más recientes es un aspecto fundamental de la gestión empresarial responsable y exitosa.
Ivania Oberti Naranjo, Esq.
La información contenida en este artículo es de carácter general y no debe considerarse como una asesoría legal. Antes de tomar alguna decisión relativa o relacionada con el material aquí expuesto, se le aconseja obtener asesoría legal a fin de solucionar su situación particular. El tema expuesto en este artículo no establece ninguna relación abogado-cliente entre Ioberti Legal y el lector.